노션에 반복 일정 관리하는 방법
이이웍스 · · 5분
NOTION TIPS
매주 반복되는 회의나 매달 반복되는 정산 업무를 매번 손으로 새로 만들고, "반복(Repeat)" 기능이 있다는 말은 들었는데 어디서 설정하는지 몰라 포기하고, 겨우 설정했는데 다음 달 일정이 미리 안 보여서 "이거 제대로 작동하는 게 맞나" 싶으셨다면, 정확한 작동 원리를 알면 이 답답함이 풀려요.
이 글에서는 노션 공식 도움말(notion.com/help/database-templates)을 기준으로, 반복 일정을 설정하는 정확한 방법과, 많은 사람들이 헷갈리는 결정적인 특징 한 가지까지 안내합니다.
손으로 만드는 진짜 이유는 반복 기능이 "템플릿" 안에 숨어 있어서예요
반복 일정 기능은 데이터베이스 템플릿의 부가 기능으로 들어가 있어서, 일반적인 새 항목 추가 화면에서는 아예 보이지 않아요. 데이터베이스 오른쪽 위 "새로 만들기(New)" 버튼 옆의 작은 화살표를 눌러야 템플릿 목록이 나오고, 그중 하나를 골라야 반복 설정 메뉴에 접근할 수 있어요. 이 화살표의 존재 자체를 몰라서 반복 기능을 못 찾는 경우가 대부분이에요.
아래 순서를 그대로 따라 하면 반복 설정이 완성돼요.
데이터베이스 템플릿 만들기
데이터베이스의 "New" 버튼 옆 화살표를 눌러 "New template"을 선택하고, 반복될 일정의 기본 내용(제목, 속성 등)을 채워서 템플릿으로 저장해요.
템플릿 목록에서 ••• 메뉴 열기
"New" 옆 화살표를 다시 눌러 템플릿 목록으로 돌아가고, 방금 만든 템플릿 오른쪽의 ••• 아이콘을 클릭해요.
Repeat 선택하고 주기 설정하기
메뉴에서 "Repeat"을 선택하고, 매일·매주·매달·매년 중 주기를 고른 뒤 간격(예: 2주마다), 시작일과 시간을 설정해요.
저장하고 자동 생성 확인하기
설정을 저장하면, 지정한 주기와 시각에 맞춰 노션이 자동으로 그 템플릿 기반의 새 항목을 데이터베이스에 만들어줘요.
반복을 설정해도, 노션은 다음 항목을 그 예정된 시각이 됐을 때 한 번에 하나씩만 생성해요. 그래서 "다음 달 회의 일정이 지금부터 캘린더에 쭉 보이겠지"라고 기대하면 당황할 수 있어요. 실제로는 이번 주 항목이 생성된 뒤에야 다음 주 항목이 보이는 식이에요. 이건 오류가 아니라 노션의 반복 기능이 원래 이렇게 설계되어 있는 거예요. 몇 주 치를 미리 캘린더에서 보고 싶다면, 반복 기능 대신 여러 항목을 미리 수동으로 만들어두는 방법을 함께 고려해야 해요.
반복으로 새 항목이 생성돼도, 기본적으로는 푸시 알림이 따로 오지 않아요. 새로 생긴 항목마다 놓치지 않으려면, 날짜 속성에 개별적으로 리마인더를 설정하거나, 자동화 도구와 연동해서 알림을 보내도록 별도로 구성해야 해요.
템플릿 목록에서 해당 템플릿의 ••• 메뉴를 다시 열고 "Repeat"으로 들어가 일정을 끄거나 삭제하면 돼요. 이미 만들어진 항목들은 그대로 데이터베이스에 남아있고, 앞으로 새로 생성되는 것만 멈춰요.
어떻게 시작하면 좋을까요
지금 매번 손으로 새로 만들고 있는 반복 업무 하나를 골라서 템플릿으로 먼저 만들어보세요. 회의록이나 주간 보고처럼 형식이 거의 똑같이 반복되는 항목이 가장 좋은 시작점이에요.
반복 항목이 여러 개 필요하다면, 이미 반복 구조가 잡혀 있는 업무 관리 템플릿을 참고해서 내 상황에 맞게 주기만 바꿔보는 것도 좋은 방법이에요.
자주 묻는 질문
Q. 이 기능은 무료 플랜에서도 되나요?
네, 데이터베이스 템플릿의 반복 기능은 무료 플랜을 포함한 모든 플랜에서 사용할 수 있어요.
Q. 반복 간격을 "매달 마지막 날"처럼 지정할 수도 있나요?
네, 월간 반복을 설정할 때 기준 날짜로 "마지막 날(Last day)"을 선택할 수 있어서, 28일부터 31일까지 달마다 날짜가 다른 문제를 자동으로 처리해줘요.
Q. 반복 일정을 캘린더 뷰에서 미리 볼 수 있는 방법은 없나요?
노션 자체 기능만으로는 어려워요. 구글 캘린더 같은 외부 캘린더와 동기화하는 서드파티 도구를 함께 쓰면, 아직 생성되지 않은 미래 일정도 미리 캘린더에 표시할 수 있어요.
Q. 반복으로 생성된 항목을 수정하면 다음 항목에도 반영되나요?
아니요, 이미 생성된 개별 항목을 수정해도 템플릿 자체는 바뀌지 않아요. 앞으로 생성될 항목의 기본 내용을 바꾸고 싶다면 템플릿 원본을 수정해야 해요.
Q. 휴가 기간엔 반복 생성을 잠깐 멈출 수 있나요?
네, Repeat 설정에서 일정을 잠시 꺼두면 그 기간 동안은 새 항목이 생성되지 않고, 나중에 다시 켜면 그 시점부터 재개돼요.
한 번 설정해두면
매번 손으로 만들 필요가 없어져요
미래 일정이 미리 안 보이는 건 정상이에요.
예정된 시각이 되면 노션이 알아서 만들어줘요.
가장 반복적인 업무 하나부터, 템플릿으로 만들어보세요.